aPilot Pohoda Bridge

Představení

aPilot Pohoda Bridge je desktopová aplikace, která usnadňuje komunikaci účetního software Pohoda s API webové platformy aPilot. Oproti základní funkčnosti Internetové obchodování programu Pohoda nabízí možnost exportu a importu více agend a automatické spouštění přenosů v čase bez nutnosti manuálního zásahu.

Požadavky

Funguje s libovolnou verzí operačního systému Windows. Počítač a uživatelský účet operačního systému, ve kterém je aplikace zanesena, musí mít možnost spouštět Software Pohoda. K Pohoda se aplikace přihlašuje stejně jako běžný uživatel, lze pro ni vytvořit vlastního uživatele (a řídit jí tak práva přístupu), nebo sdílet již vytvořený účet s dostatečnými právy. Aplikace vyžaduje stabilní připojení k internetu.

Pro běh automatických úloh je nezbytné, aby byla aplikace zapnuta neustále nebo alespoň v době určené ke spouštění úloh. Doporučujeme proto aplikaci zahrnout mezi programy automaticky spouštěné po zapnutí počítače.

Instalace

Aplikaci dodává firma Pilot zákazníkům individuálně, většinou v podobě odkazu ke stažení souboru .zip. Při jeho stahování může webový prohlížeč upozorňovat před možným nebezpečím stažení neověřené aplikace.

Archiv .zip rozbalte na jakékoliv místo v počítači, ze kterého lze spouštět software Pohoda. Po rozbalení archivu se aplikace spouští souborem .exe označeným ikonou aPilot. Pro usnadnění spouštění aplikace vytvořte a umístěte na plochu zástupce .exe souboru, který aplikaci spouští.

Konfigurace

Při prvním spuštění aplikace vyžaduje nastavení přístupu k software Pohoda a API aPilot. Stisknutím tlačítka "Nastavení" se otevře nové okno, do kterého je nezbytné zadat:

API URL, API login a API heslo, dodá firma Pilot
souborovou cestu k Pohoda.exe, který spouští software Pohoda
IČ účetní jednotky
Databáze, sloupec Datový soubor v přehledu účetních jednotek Pohoda
Pohoda login a Pohoda heslo pro uživatele, kterým se aplikace bude přihlašovat k software Pohoda

Volitelně lze ještě nastavit:

Přijaté objednávky od data: aplikace nebude do účetní jednotky importovat e-shopové objednávky starší tohoto data, vhodné např. při přechodu na novou účetní jednotku
Pouze objednávky této účetní jednotky: vhodné pro e-shopy, které prodávají jako více dodavatelů, importuje pouze objednávky dodavatele s IČ nastaveným v aplikaci
Pouze se zatrženou volbou Internet: při exportu zásob na e-shop přenáší pouze ty se zatrženou volbou Internet

Použití

Po spuštění aplikace se zobrazí její hlavní okno se seznamem úloh, kterými je možné spouštět přenosy dat mezi Pohoda a aPilot. Po kliknutí na úlohu se ihned spustí, vyjma exportu zásob, který může ještě vyžadovat určení, ze kterého členění skladu Pohoda se mají zásoby exportovat.

Jednotlivé úlohy se spouští v samostatných oknech a informují o svém stavu. Okna zůstávají otevřená a kdykoliv je tak možné zkontrolovat výsledek běhu úlohy.

Automatické úlohy

Automatické úlohy umožňují časované spouštění přenosů v čase bez manuálního zásahu a usnadňují tak pravidelnou aktualizaci katalogu e-shopu nebo stažení objednávek do software Pohoda.

Definují se v samostatném okně, které se otevírá tlačítkem Automatické úlohy vespod hlavního okna aplikace. Nová automatická úloha se zakládá tlačítkem Přidat. Následně je potřeba úlohu nakonfigurovat.

Povinná jsou všechna pole vyjma název, které slouží pouze pro přehlednost. Po zvolení úlohy je ještě potřeba definovat časový interval, ve kterém se má spouštět. Po nastavení automatických úloh nezapomeňte uložit.

Nastavení intervalu spouštění

Minuta nabývá hodnot 0-59, hodina 0-23, den v týdnu 1-7 (1 = pondělí, ... 7 = neděle), den v měsíci 1-31.

Místo konkrétních čísel lze zadat znak * (hvězdička), který zastupuje všechny možné hodnoty (např. každou hodinu, den v týdnu či měsíci). Dále lze znakem - (pomlčka) mezi dvěma čísly určit rozsah (např. 1-5 pro dny v týdnu) nebo znakem , (čárka) oddělit více hodnot. Poslední možný zápis je v podobě */n a znamená "každých n" (např. */15 pro každých 15 minut).

Příklady (minuta; hodina; den v týdnu; den v měsíci):

*/15; 8-17; *; * = každých patnáct minut od 8 do 17 hodin každý den (pro stahování objednávek z e-shopu)
30; 17; 1-5; * = vždy v 17.30 od pondělí do pátku (pro odeslání stavu objednávek na e-shop a informování zákazníka e-mailem)

Fungování

Při exportu dat do aPilot úloha spustí po nezbytně nutnou dobu software Pohoda s instrukcemi k získání XML dat, které následně zasílá na API aPilot. Při importu do Pohoda naopak prvně získá XML data z API aPilot, následně je předá software Pohoda ke zpracování.

Rozsah exportovaných a importovaných dat lze řešit pro každého zákazníka individuálně.

Přechod účetní jednotky

aPilot Pohoda Bridge se váže vždy na jednu účetní jednotku Pohoda. Při přechodu na novou účetní jednotku je proto potřeba do pole Databáze v nastavení aplikace aPilot Pohoda Bridge zanést název datového souboru nové účetní jednotky Pohoda (sloupec Datový soubor v přehledu účetních jednotek Pohoda).

Kontrola duplicity stahovaných objednávek do Pohoda se váže právě na účetní jednotku, proto je potřeba vyplnit datum Přijaté objednávky od data (lze nastavit také na straně aPilot: Katalog > Propojení > Pohoda). Tak se budou do nové účetní jednotky stahovat objednávky vytvořené až od tohoto data. V opačném případě by se po přechodu na novou účetní jednotku stáhl z aPilot celý balík přijatých objednávek, které již byli zaneseny do předchozí účetní jednotky (ve výchozím stavu 300).